Alles voor werkgevers

Inzicht in je recruitmentproces: de belangrijkste KPI’s

- 3 min reading time
Recruitment is een ‘key business objective’. Voor vrijwel alle organisaties is het tijdig vullen van vacatures essentieel voor omzet en groei. Tegelijkertijd zien we dat veel werkgevers hier moeite mee hebben. De vacatures staan uit op verschillende sites en soms wordt er ook al met recruiters samen gewerkt. Toch is dit proces voor veel werkgevers niet goed inzichtelijk. Ze weten niet waar (kwalitatieve) kandidaten vandaan komen, hoe de gemaakte kosten gekoppeld kunnen worden aan de resultaten en hoe lang het proces nou precies heeft geduurd.
De belangrijkste manier om je ‘key business objectives’ inzichtelijk te maken is met behulp van Key Performance Indicators (KPI). Hiermee kan je gemakkelijk alle inspanningen, of samenwerkingen, regelmatig en consistent evalueren. Zeker voor organisaties die moeite hebben met het evalueren van de recruitmentinspanningen kan het van grote meerwaarde zijn de belangrijkste KPI’s te identificeren.

KPI's om de instroom te meten


Of je nou een recruiter evalueert, of de vacatures die op een jobboard uitstaan, je moet eerst inzichtelijk krijgen waar je kandidaten vandaan komen. Kijk hierbij vervolgens niet alleen naar het totale aantal kandidaten maar ook zeker naar waar de beste kandidaten worden gegenereerd. Je wilt dus volgende twee KPI’s minimaal inzichtelijk krijgen:

  • Aantal kandidaten per bron

  • Aantal gekwalificeerde kandidaten per bron


Door dit per bron inzichtelijk te maken kun je regelmatig evalueren welke kanalen het meest bijdragen aan de groei van je personeelsbestand. Hoeveel kandidaten komen er via jullie eigen website of via LinkedIn?  Ook is dit natuurlijk een goede manier om de inspanningen van je recruitmentpartners met elkaar te vergelijken.

KPI's om het proces in kaart te brengen


Je wil als werkgever graag het hele proces en de efficiëntie van de eigen HR-afdeling inzichtelijk hebben. Je kunt dan de bottlenecks identificeren en je inspanningen gericht bijsturen. Waar moet je dan specifiek op letten? Bewaak hierbij in ieder geval de volgende drie ratio’s:

  • Sollicitant-tot-interview

  • Interview-tot-aanbod

  • Aanbod-tot-hire


Wanneer je deze drie ratio’s scherp hebt, is het in één oogopslag inzichtelijk waar je verbeteringen in het proces kunt aanbrengen. Bij een hoge drop-off van sollicitant-tot-interview haal je te veel irrelevante kandidaten binnen. Een laag interview-tot-aanbod ratio kan duiden op een inefficiënte eerste screening waardoor je te veel tijd kwijt bent aan het spreken van niet gekwalificeerde kandidaten. Resulteren je aanbiedingen te vaak niet in een hire? Dan is het goed de arbeidsvoorwaarden nog eens te evalueren.

Verschillende tijd KPI's


Het liefst heb je, een dag na het online zetten van je vacature, de eerste sollicitanten op gesprek en kun je snel overgaan tot het inwerken van je nieuwe werknemer. Helaas is recruitment, zeker in de IT-branche, een proces waar veel tijd overheen kan gaan. Te lang een tekort aan personeel heeft grote gevolgen voor de organisatie. Het is daarom belangrijk om aan de hand van de volgende twee KPI’s ook het tijdsbeslag goed te bewaken:

  • Time-to-fill

  • Time-to-hire


Via de time-to-fill meet je hoelang het duurt om iemand aan te nemen vanaf het moment dat je de vacature opent. Deze meet dus het tijdsbeslag van het gehele proces. De time-to-hire meet juist hoelang het duurt van de sollicitatie tot en met de hire. Hiermee meet je dus de snelheid van je HR-proces. Bij een té lange time-to-fill kan dit duiden op een niet-aantrekkelijke vacature of het niet goed inzetten van de mogelijke kanalen. Een lage time-to-hire is in de IT-sector essentieel. Deze kandidaten zijn zo gewild dat ze vaak maar heel kort beschikbaar zijn. Zo zagen wij vorig jaar bij kandidaten die zelf via ons jobboard solliciteerden een gemiddelde time-to-hire van 16,8 dagen. Ben je te langzaam in het proces, dan loop je goede kandidaten mis.

De kosten


Recruitment is duur en natuurlijk wil je graag de kosten zo laag mogelijk houden. Zorg dan ook dat je weet waar je kosten zitten en welke kosten bij welke fase van het recruitmentproces horen. Hiervoor kan je de volgende drie KPI’s gebruiken:

  • Cost-per-lead (CPL)

  • Cost-per-qualified-lead (CPQL)

  • Cost-per-hire (CPH)


Wanneer je deze ratio’s koppelt aan de bron van de kandidaat heb je direct inzichtelijk welke kanalen tegen welke prijs kandidaten leveren. Doordat werken in de IT zeer gewild is kan de instroom aan onder-gekwalificeerde kandidaten erg hoog zijn. Staar je dan ook niet blind op welk kanaal de goedkoopste kandidaten levert, maar kijk ook naar de gekwalificeerde kandidaten. Onze ervaring leert dat het kanaal met de laagste CPL vaak niet hetzelfde kanaal is als diegene waar je de laagste CPQL ziet. En natuurlijk wil je uiteindelijk ook weten via welk kanaal je de beste cost-per-hire realiseert.

Kortom, of je vacatures nou op één of meerdere jobboards staan, je sollicitanten via een recruiter bij je komen of een combinatie van beide: zorg als werkgever dat je het proces inzichtelijk maakt. Met behulp van de hier genoemde KPI’s, en er zijn er natuurlijk nog veel meer, kun je snel en overzichtelijk op regelmatige basis je recruitmentinspanningen evalueren. Pijnpunten worden daardoor snel duidelijk en zo kun je tijdig bijsturen.
Werk je samen met een recruitmentpartner en wil je graag meer weten over het proces achter de schermen, wat jij kunt doen om als werkgever de samenwerking beter te laten verlopen en welke randvoorwaarden er zijn voor een succesvolle samenwerking? We schreven er een whitepaper over.
Download hem hier!
Foutje gezien? Laat het ons weten. We zijn je dankbaar!
Deze website maakt gebruik van cookies
Cookieverklaring