Vers van de werkvloer

Hoe werkt Sharepoint?

- 3 min reading time
Je hebt Sharepoint vast wel eens gebruikt, al dan niet tijdens een stage of tijdens je eerste baan. Maar nu ga je werken in de IT, en maak je het platform mee van de ándere kant: je implementeert het programma voor bedrijven, in plaats van dat je er daadwerkelijk mee aan de slag gaat. Wat moet je allemaal weten? Dat vertellen wij je in deze blog!

Wat is Sharepoint?


Even een algemeen opfrissertje. Sharepoint is een platform dat in 2001 ontwikkeld is door Microsoft. Het is bedoeld als raamwerk voor informatie-uitwisseling en online samenwerking binnen een groep of organisatie. Documenten en processen worden hier bewaard en het is volledig gekoppeld aan Office 365 waardoor deze meteen worden gesynchroniseerd.

Hoe werkt Sharepoint?


Omdat je via Sharepoint heel gemakkelijk bestanden, gegevens, nieuws en bronnen kunt delen maakt dit systeem meer en beter teamwork mogelijk. Zo kun je ook je sites aanpassen om het werk van je team te stroomlijnen en veilig via allerlei apparaten samen te werken. Ook creëer je makkelijk en snel betrokkenheid in de organisatie; informatie is zó gedeeld met collega’s.

Daarbij vind je binnen enkele kliks wat je zoekt. Er zit namelijk een krachtige zoekmachine in gebouwd en allerlei intelligente manieren om expertise, informatie en inzichten te vinden. Hierdoor kan de organisatie waar je werkt optimaal en snel gebruikmaken van alle kennis die opgeslagen zit in het systeem.

Klinkt allemaal handig en efficiënt, toch? We zijn er alleen nog niet. Om te weten hoe Sharepoint werkt vertellen we je óók nog over deze laatste integratie: bedrijfsprocessen transformeren van meldingen en goedkeuringen tot complexere werkstromen. Hiermee verhoog je de productiviteit nóg meer en kun je uitgebreide, digitale ervaringen maken met formulieren en aangepaste apps.

Wat zijn de handigste features van SharePoint?


Stel, je gaat aan de slag als Sharepoint Ontwikkelaar. Dan móet je deze drie functies kennen! Ze zijn speciaal ontwikkeld voor de IT-branche en vergemakkelijken daarmee jouw werk. En wat extra handvatten zijn altijd welkom, toch? 😉

Labelanalyse Wil


Microsoft maakt het een stukje fijner werken voor je met deze feature, waarmee je makkelijk op de hoogte blijft van ontwikkelingen. Maak kennis met bewaar labels waarmee inhoud van de organisatie wordt geclassificeerd, behouden en beschermd. Deze ‘labelanalyses’ zorgen ervoor dat jij inzichten krijgt in hoe inhoud wordt gecategoriseerd. Ook gebruikersactiviteiten kun je nu analyseren en daardoor zien wie welke labels toegepast heeft.

Siteclassificatie labels


Alle opgeslagen content en informatie binnen het bedrijf waar je werkt, heeft verschillende, eigen beveiliging nodig. Hier zijn nu de Microsoft-informatiebescherming labels voor. Hiermee kun je, afhankelijk van site-gevoeligheid, een beleid voor beveiliging én toegang toepassen op jouw Sharepoint-sites. En deze labels kun je weer toepassen op e-mails, groepen, bestanden, sites en teams.

File Restore


Verloren documenten, de horror! Gelukkig is dit verleden tijd dankzij File Restore, wat beschikbaar is voor Sharepoint documentbibliotheken. Je gebruikt het ter bescherming van alle gedeelde bestanden die verbonden zijn met Office 365, zodat je deze, indien je ze verliest of per ongeluk wijzigt, makkelijk kunt terughalen- of draaien.

 

Wat moet je weten als je Sharepoint implementeert?


Waarschijnlijk heb je nog nooit een Sharepoint-site geïmplementeerd, maar ga je dit wél doen als je een IT-functie start bij een bedrijf waar veel gebruik wordt gemaakt van Sharepoint. Daarom is het handig om alvast wat eerste insiders te krijgen, zodat jij niet totaal blanco je job begint. We geven je twee tips!

De eerste tip is om goed na te denken over de functies en structuur; welke wil je waarvoor gebruiken? Als je dit helder hebt, weet welke behoeften er zijn vanuit de gebruiker en welke tools daarbij aansluiten, kun je beginnen met het maken van een roadmap. Hierin stel je vast welke functionaliteit prioriteit heeft, het verloop van het implementatieproces en de tijdlijn van het geheel.

Tip twee focust zich op de IT governance, wat te maken heeft met alle verschillende lagen van een organisatie die meegenomen zijn in het besluitvormingsproces. Elke medewerker heeft hierdoor helder welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn toegewezen aan wie. Aan jou dus om de kwaliteit van dit proces hoog te houden. Zorg ervoor dat je elke stap in het proces bijhoudt en nauwkeurig werkt, dan moet dat vast lukken!

Zijn er recente ontwikkelingen in Sharepoint?


Die zijn er zeker. Na de release van Microsoft Sharepoint 2013 zijn er een aantal merkwaardige verbeteringen aan toegevoegd welke jouw Sharepoint-ervaring als Ontwikkelaar nét een beetje aangenamer maken. Deze zullen we je hieronder vertellen.

Heb je kennis van CSS, Java, en/of HTML? Dan is dat mooi, want het is veel makkelijker geworden om hiermee een goede Sharepoint-site te ontwerpen, wat leidt tot minder gebruiks- en ondersteuningskosten.

Ook zijn er nu betere hostingsfaciliteiten. De 2010-versie van Sharepoint maakte hier al een kleine verbeterslag in, maar de nieuwste versie zet de kers op de taart. Nieuwe SEO-functies, sitemaps en URL’s die goed te gebruiken zijn en nog veel meer voordelen die ervoor zorgen dat Sharepoint voor jou nóg beter en makkelijker werkt.

Daarbij is het genereren van big datarapporten en het maken van statistische verslagen een minder lastige opgave, doordat de managementinformatie beter is. Hierbij komt ook, dat de connectie tussen Microsoft Sharepoint en Microsoft Excel veel sterker is dan eerst; dankzij een ingebouwde PowerPivot module, kun je nu direct met rijen en kolommen werken terwijl andere toepassingen aan het rekenen worden gezet. Je zou bijna zin krijgen om ermee aan het werk te gaan, toch?

 
Was jij nog onbekend met deze kant van Sharepoint en heeft deze blog je de informatie gegeven die je nodig had? Goed om te horen!  En waar we al helemaal blij van worden, is jouw werkgeluk. Ben jij starter en op zoek naar een job in de IT, kijk dan zeker tussen onze vacatures of neem contact op met één van onze Consultants!

 
Foutje gezien? Laat het ons weten. We zijn je dankbaar!
Deze website maakt gebruik van cookies
Cookieverklaring